Oplysninger om medicinsk kontorpolitik og procedurer

At køre et læge kontor kræver ekstrem opmærksomhed på detaljer, et fagligt kendskab til det medicinske område og en stor følelse af ledelsesansvar. Som sådan er stillingen som medicinsk kontorchef typisk forbeholdt en person med erfaring og baggrund inden for både sygepleje og business management. Mange stater opretholder retningslinjer for kontorer, der skal følges, mens andre tillader hvert kontor at opretholde sit eget sæt procedurer. Uanset jurisdiktion skal alle lægehjælpcentre distribuere og formidle kontorprocedurer og -politikker til alle medarbejdere, og det er ikke ualmindeligt, at lægerne har en meget aktiv rolle i tilsyn og administration af kontorpolitikker.

HIPAA Compliance

Et lægekontor skal gennemføre strenge procedurer og politikker med hensyn til overholdelse af sundhedsforsikringsportabilitet og ansvarlighedsloven. Kontorer skal udlevere formularer til hver ny patient, der beskriver de beskyttelser, der tilbydes af HIPAA, og hvordan kontoret overholder loven. Formelt kendt som en meddelelse om fortrolighedspraksis, bør denne formular i klart sprog kommunikere patientens ret til at undersøge sine journaler, begrænse visse brug af personlige sundhedsoplysninger, tillade offentliggørelse af optegnelser og kopiere sundhedsoplysninger. NPP skal oplyse, at kontoret har ret til at ændre sine bestemmelser ved varsel.

Finansielle politikker

En medicinsk kontorchef vil behandle økonomiske problemer dagligt, så en fast politik er bedst for at undgå forvirring. En sund økonomisk politik manual vil indeholde oplysninger om fakturering, sene gebyrer og arbejde med forsikring. For eksempel bør en politik angive de forsikringsselskaber, som kontoret arbejder med, samt en erklæring om accept af uinsikrede patienter. Finansielle politikker skal også behandle Medicare, Medicaid og Tricare patienter, indsendelse af fakturaer til disse agenturer og kodningsprocedurerne vedrørende disse patienter. Desuden opretholder mange kontorer særlige politikker med hensyn til undersøgelser og procedurer vedrørende arbejdstageres erstatning, personskade eller civilretlige krav.

Personaleforvaltning

Et medicinsk kontor er typisk bemandet med adskillige kontorassistenter, sygeplejersker, læger og andet personale. Som med enhver anden kontorindstilling skal den medicinske kontorleder oprette politikker og procedurer for at styre arbejdsdagen, herunder sygedag og ferie tidspolitikker, arbejdsansvar, pligter og arbejdsplaner. Mange medicinske kontorchefer fungerer som en forbindelse mellem læger og medarbejdere, der kommunikerer bekymringer og problemer, når de opstår.

Kommunikation og forhold til patienter

Alle velskrevne, omfattende medicinsk kontorpolitiske manualer omfatter procedurer vedrørende patientkommunikation og relationer. Disse politikker er afgørende for at sikre, at aftaler løber i tide, og patienterne modtager de oplysninger, de har brug for. Medicinsk kontorpolitik henvender sig normalt til sent ankomster eller no-shows til aftaler, herunder standarderne for afskedigelse af en patient fra praksis. Hertil kommer, at politikkerne skal omhandle patientindtagningsstandarder og procedurer for udnævnelse. Politikker angiver normalt processen, hvorved kontoret modtager laboratorieresultater, har gennemgået dem af lægen og hvordan de kommunikeres til patienten. Hvis en patient ser lægen til en rutinemæssig medicinsk formular, som for en familiemedicinsk lov om efterladte eller socialsikring, har de fleste kontorer standardpolitiske procedurer for denne type tjeneste.