Sådan laver du etiketter til arkivering

Nøjagtig registrering er afgørende for virksomhedens succes. De fleste kunder er ikke villige til at vente på en lang rekord søgning, og tabte dokumenter afspejler dårligt på din virksomhed. Situationen giver indtryk af, at du er ligeglad med eller ikke ved hvad du laver. Du kan gøre dine filer nemme at gemme og finde ved at mærke dem ordentligt. Når du kan finde information hurtigt og præcist, viser du det professionelle billede, du vil have din virksomhed.

1.

Forbered oplysningerne for en etiket ved først at skrive den på papir i store bogstaver. Du behøver ikke at indeholde nogen tegnsætning for korrekt alfabetisering.

2.

Indtast en persons navn efternavn først, efterfulgt af hans eller hendes fornavn og mellemnavn eller initial, hvis det er angivet. Jane S. Doe, for eksempel, ville blive opført som "DOEJANES."

3.

Følg samme metode til forretningsinformation. Brug alle store bogstaver og skriv navnet uden tegnsætning. Desuden sætte ord som "the" og "a" i slutningen. Den Store Store, for eksempel, ville blive skrevet som "BIGSTORETHE."

4.

Overfør dataene til dine etiketter ved brug af pæne blokbogstaver, hvis du skriver dem. Igen skal du undgå tegnsætningstegn som komma, apostroffer og bindestreger --- de har ingen virkning på alfabetisk rækkefølge til arkiveringsformål.

5.

Indtast oplysningerne i mindst en 14-punkts sans-serif-skrifttype, hvis du bruger en computer / tekstbehandler. Gem de fancy skrifttyper til noget andet end arkivering af etiketter. En stor sans-serif skrifttype er lettest at læse.

Ting, der er nødvendige

• Papir- eller indekskort
• Pen
• Etiketter
• Computer / tekstbehandler
• Filmapper