Sådan beregnes materielle fordele og support med dokumenthåndtering

Materielle fordele omfatter de målbare data, der vises på resultatopgørelser og varebeholdninger. De tjener som mål for projektledelse, afspejlet i de dokumenter, du opbygger for at understøtte processen. Beregning af materielle fordele er en del af de dokumentstyringsopgaver, der er angivet af en klient, og i sidste ende en projektleder. Materielle fordele kan omfatte omsætningsstigninger samt besparelser i produktions- og driftsomkostninger. Der er en proces, der skal følges, og forskellige vigtige skridt, der skal tages, når man dokumenterer konkrete fordele.

Immaterielle aktiver

Begyndelsesaktiviteterne i ethvert projekt omfatter byggedokumenter, der understøtter dine processer og styrer det arbejde, du skal udføre. Begyndende med et slutmål skaber du en sag, der resulterer i dokumentation for de reelle og målbare resultater, du planlægger at opnå. Immaterielle resultater er afgørende i processen på grund af den indflydelse, de udøver over projektets succes. Selvom de ikke kan måles i dollars, skal immaterielle fordele dokumenteres i starten af ​​projektet og kan omfatte goodwill i samfundet og medarbejdernes moral, bedre rapporteringspraksis og mere nøjagtige vurderinger.

Forudsætninger

I de tidlige stadier af ethvert projekt skal du starte med nogle grundlæggende antagelser, som du tror vil påvirke dine resultater og de konkrete fordele, du søger. Mens du vejer de immaterielle fordele, skal du overveje de forventede fordele ved dine foreslåede ændringer og den mulige økonomiske indvirkning på virksomheden som helhed. Forudsætningerne skal føre dig til konklusioner, som styrer projektets hoveddrag: at høste målbare resultater. Ved at beregne immaterielle antagelser og deres potentielle indvirkning, kan du faktisk grunde projektet eller omdefinere dine mål.

Risiko og omkostninger

Når du har fastslået gyldigheden af ​​dine antagelser, bør du overveje omkostningerne og risici for hver linjepost og arrangere dokumenter i overensstemmelse hermed. Forslag med meget ringe risiko og lav eller ingen yderligere finansiering kræves først taklet. Disse dokumenter viser tydeligt de direkte håndgribelige fordele ved de foreslåede ændringer og giver et papirspor, der muliggør opfølgning i kvartalsvise og årlige anmeldelser. Da risikoen og omkostningerne stiger, bliver dokumentationen stadig vigtigere, da du fremhæver det potentielle afkast af investeringer gennem din omhyggelige dokumenthåndtering.

Resultater

Resultaterne af omhyggelig dokumentstyring i dannelsen af ​​et nyt projekt resulterer i mere direkte kommunikation med klienter og klare stier, hvorved du når dine mål målt som konkrete resultater. Ved at bruge regneark og sammenligningskort til at bygge din sag udvikler du en handlingsplan baseret på et komplet overblik over de konsekvenser, der er forbundet med dine forslag. Hvad du vil ende med, er en cost / benefit-analyse tydeligt understøttet gennem omhyggelig planlægning og styring af din dokumentation gennem hvert trin i det foreslåede projekt. Godkendelse og finansiering er nemmere at få, når du støtter din hypotese fra begyndelsen til slut med klar dokumentation.