Sådan adresserer du et notat til dine medarbejdere

Et notat tjener som et dokument, som virksomheder bruger til at formidle ideer, foreslå løsninger og holde medarbejdere og ledere opdateret vedrørende virksomhedsproblemer. Virksomheder sender typisk notater via e-mail. Adressering af medarbejdere i et notat ligner at sende en masse-email til medarbejdere, selv om man manuelt skal indføje forskellige felter, f.eks. "Til" og "Fra". Selvom notater er uformelle i forhold til forretningsbrev, kræver de stadig korrekt formatering.

1.

Indtast dit firmas navn og tag dit firmas logo øverst til højre eller øverste center. Det er ikke nødvendigt at gøre det, men det tilføjer et strejf af professionalisme til notatet.

2.

Tryk på "Enter" to gange og skriv "Memorandum" med store bogstaver i midten af ​​e-mailen. Umiddelbart fortæller medarbejderne dette dokument er et notat griber en medarbejder opmærksomhed.

3.

Return to linjer og juster teksten til venstre. Skriv "TIL:" efterfulgt af "Alle medarbejdere" eller en bestemt gruppe, som "Regnskab" eller navnet på en bestemt medarbejder.

4.

Tryk på "Enter" en gang og skriv "FRA:" efterfulgt af dit navn og din position. Returner endnu en linje og tilføj "DATE:" efterfulgt af den dato, du sender memoet.

5.

Spring over en linje og skriv "SUBJECT:" efterfulgt af årsagen til dit notat. University of West Florida Writing Lab siger emnet i dit notat skal være så specifik som muligt. Du kan derefter skrive notatets krop efter at have returneret to flere mellemrum. Du kan kapitalisere emnet i dit notat, hvis du ønsker det.

6.

Forklar punktet i notatet i notatet. Brug enkeltrumsformatering. Bliv kort og tilføj ikke oplysninger, der ikke er relevante for notatet. Antag for eksempel, at du sender et notat om medarbejderparkering på parkeringspladser. Skær straks til punktet i notatet ved at skrive "Medarbejdere skal bruge parkeringspladser i restaurantens yderste bageste del." Forklar, at for mange medarbejdere er parkering på steder, der er forbeholdt kunder, og skitsere de disciplinære skridt, du vil tage, hvis medarbejderne ikke overholder det.

Tips

• "Til", "Fra", "Dato" og "Emne" skal alle justeres til venstre.
• For at rette teksten i hvert felt korrekt, tryk "Tab" to gange efter "Til" og en gang efter "Fra", "Dato" og "Emne".
• Hvis du ikke ønsker at sende et notat via e-mail, kan du skrive notater på firma brevpapir. De samme generelle formateringsregler gælder, selvom du kan underskrive notatet, hvis du ønsker det. Hvis du placerer din underskrift i notatet, skal du gøre det, når du har skrevet dit navn ud for "Fra".
• Gennemgå dit notat til stave- og grammatikfejl. Læs notatet til dig selv, inden du sender det eller udskriver det. En ren kopi giver mulighed for mere effektiv kommunikation.
• Hvis notatet refererer til en opgave, der skal udfyldes i fremtiden eller en ny regel, som virksomheden gennemfører, inkluderer "Effektiv XX", hvor XX er datoen.

Advarsel

• Når du har sendt emailen, kan du ikke slette den fra modtagerens indbakke. Sørg for, at feltet "Til" i e-mail-klienten kun indeholder navnene på dem, som du ønsker at modtage notatet.