Bestyrelsesmøder Made Easy

Skrivebordet minutter kan synes at være en skræmmende opgave i starten. At vide, hvilke oplysninger der skal medtages og hvad man skal udelade, er ikke altid indlysende. At være opmærksom på standardformatet for bestyrelsesmøder kan hjælpe med at sikre, at du producerer minutter, der kort og nøjagtigt reflekterer indholdet af bestyrelsesmøder.

Åbning

Start protokollen ved at skrive, at et møde i bestyrelsen for din organisation blev afholdt i din by og stat. Medtag dit organisations fulde navn og dato og tidspunkt for mødet. Angiv navnet på præsident eller andet bestyrelsesmedlem, der varetager mødet, og noter dit navn som sekretær. Giv en liste over medlemmer til stede og medlemmer, der ikke er til stede. Bemærk, om der var tilstrækkelige medlemmer til stede for at fastlægge et quorum, det mindste antal bestyrelsesmedlemmer havde brug for til bestyrelsen til lovligt at drive forretning. Antallet af bestyrelsesmedlemmer, der udgør et quorum for din organisation eller virksomhed, skal være i din vedtægter. Angiv navnene på de gæster, der deltager i mødet. Minutternes åbningsdel skal også indeholde en sætning, der angiver, hvorvidt minutter fra sidste møde blev godkendt af bestyrelsen.

Legeme

Den største del af protokollen indeholder korte resuméer af den virksomhed, som bestyrelsen har udført, og godkendte beslutninger. Når der laves bevægelser, bemærk navnet på det bestyrelsesmedlem, der foretager bevægelsen, om et medlem udstationerede bevægelsen, bevægelsens ordlyd og om bevægelsen blev båret. Det er ikke nødvendigt at medtage antallet af stemmer for og imod forslaget eller notere, hvordan medlemmer stemte. Hvis et bestyrelsesmedlem fremlægger en rapport om et problem, skal du nævne navnet på bestyrelsesmedlemmet og navn eller emne for rapporten. Bemærk, om bestyrelsen har besluttet at træffe nogen handling efter at have hørt rapporten. Brug en eller to sætninger til at bemærke beslutninger eller anbefalinger, som bestyrelsen har lavet eller for at opsummere diskussioner.

Afsluttende afsnit

Udfyld bestyrelsens minutter ved at notere det tidspunkt, hvor mødet blev afbrudt. Medtag en linje, der angiver, at protokollen blev forelagt af bestyrelsens sekretær. Medtag dit fulde navn, når du noterer din position. Da bestyrelsesmøderne ikke godkendes til næste møde, skal du skrive "Godkendt" efterfulgt af en linje. Skriv "Dato", efterfulgt af en anden linje. Når bestyrelsen godkender protokollen, skal du underskrive dit navn på linjen efter "Godkendt" og udfylde datoen.

Overvejelser

Formålet med bestyrelsesmøder er ikke at indeholde en udtømmende oversigt over alt, der skete under mødet, men kun for at give et resumé af sagen. Undgå at diskutere argumenter og brug ikke beskrivende sprog, når du skriver protokollen. Protokollen bør kun afspejle fakta. Non-profit Law Blog bemærker, at at skrive et transkript af alt sagt på mødet, herunder oplysninger, der kan være skadelige for organisationen, hvis de læses af en person med adgang til protokollen, kan være skadelig for din organisation.