Fordelene ved ". DOT" -filer i Word
Microsoft Word Office-programmet indeholder en komplet pakke af nyttige tekstbehandlings- og dokumentdannelsesværktøjer. Et af disse værktøjer, skabelonen, giver brugerne mulighed for at automatisere dokumentoprettelse. Du kan bruge en af de mange forudsatte skabeloner, der er tilgængelige "ud af kassen" i Word. Du kan også oprette skabeloner ved at gemme formaterede dokumenter som ".dot" -filer. På denne måde kan du oprette regelmæssige dokumentformater, der indeholder automatiserede kommandoskripter, der sikrer effektiv dokumentproduktion med regulariseret formatering.
Microsoft Template Files
Når du skriver dokumenter i Microsoft Word, kan du opleve, at du bruger et lignende papirformat i forskellige dokumenter. Desuden findes dette format ikke i skabelonbiblioteket, der følger med Word. For at genbruge dette format igen og igen uden manuelt at ændre mellemrum og formateringsindstillinger under begyndelsen af hvert dokument, kan du oprette en ".dot" eller en dokumentmalfil.
Formatering
Når du oprindeligt opretter et dokument, kan du ændre mellemrum, skrifttyper, margener og andre indstillinger, så de passer til de ønskede formatspecifikationer. For eksempel kan en klasse eller et projekt, der kræver dokumenter overholder MLA-formatering, forvente, at dokumenterne alle har dobbelt afstand, en-tommers margin og en læsbar skrifttype som New Times Roman på 12 point. Desuden kræver MLA en bestemt overskrift og sidetalering. Du kan formatere et dokument for at inkludere alle disse elementer, før du indtaster noget indhold, og gem filen som en ".dot." Senere, når du opretter et nyt dokument, kan du vælge skabelonen uden at skulle gentage formateringsprocessen.
Makroer
Desuden kan du angive "makroer" i hele dit dokument. En makro repræsenterer en række kommandoer, som du kan kombinere i en stor kommando. Makrooprettelsesværktøjet i Word registrerer disse kommandoer, så de fleste handlinger kan optages. For eksempel kan du optage oprettelsen af en graf med bestemte farver eller størrelser inkluderet. Derefter kan du vælge den makro fra en liste eller tildele den til en genvejstast for hurtig adgang. Skabeloner kan også indeholde dine brugerdefinerede makroer, der kører automatisk, når du bruger skabelonen.
Fordele ved skabeloner
Fordelene ved ".dot" skabelonfiler virker indlysende. Du kan oprette dokumentformater til genbrug på en fremtidig dato. Du kan også oprette automatiske begivenheder til skabeloner, der udføres hver gang du åbner skabelonen. Dette giver dig mulighed for at forenkle oprettelsen af dokumenter, når du arbejder på almindelige Word-dokumenter. Ved håndtering af en stor mængde dokumenter bliver denne forenkling vigtig, fordi hvert lille tidsbesparende værktøj giver op til store effektivitetsgevinster samlet set.