Konti Betalingsafdelingsfunktioner

Betalingsafdelinger gør ofte mere end blot at betale indgående regninger og fakturaer. I en større virksomhed er kontoførende medarbejdere ofte kun ansvarlige for den betalte finansielle side, mens i en mindre virksomhed er gældsforpligtelser og debitorer ofte kombineret. Selv om størrelsen af ​​en virksomhed i sidste ende bestemmer de roller, der skal betales, skal de fleste opfylde mindst tre grundlæggende funktioner ud over at betale regninger.

Leverandørbetalinger

Behandling af indgående fakturaer og betaling af virksomhedens leverandører er en funktion af gældsforpligtelser, som de fleste mennesker tænker på først. A / P organiserer og vedligeholder leverandørkontaktoplysninger, betalingsbetingelser og Internal Revenue Service W-9 oplysninger enten manuelt eller ved hjælp af en computer database. Interne kontroller bestemmer, om A / P-processen starter med en forhåndsgodkendt købsordre, eller om konti skal bekræfte køb efter køb er foretaget. Leverandørbetalinger omfatter også ultimo måneders aldringsanalyser, der fortæller virksomhedsejere og ledelsen, hvor meget virksomheden i øjeblikket skylder leverandører.

Interne Betalinger

Leverandørerne fungerer ofte internt for at fordele interne refusionsbetalinger, kontrollere og administrere små penge og kontrollere fordelingen af ​​momsfritagelsesattester. Interne refusionsudgifter følger forretningskontrolprocedurer, der kræver, at medarbejderne omdannes til en manuel lograpport, kvitteringer eller begge for at underbygge refusionsanmodninger. Penge er typisk brugt til små udgifter, såsom diverse porto, kontanter til kontanter eller en virksomhed, der møder frokosten. Leverandørerne opretholder ofte en levering af momsfritagelsescertifikater, som det udsteder til afdelingschefer for at sikre kvalificerede erhvervskøb ikke inkluderer moms.

Forretningsrejseudgifter

Større forretninger eller virksomheder, hvor ejeren ofte rejser, kan tilføje rejseledelse og betalingsansvar til den betalingspligtige funktion. Travel management ansvar kan omfatte at gøre forhånd flyselskab, biludlejning og hotel reservationer. Hvis interne kontroller giver mulighed for forudgående rejseudbetalinger, behandles betalingsbeviser anmodninger og distribuerer midler til dækning af rejseudgifter. Når den rejsende vender tilbage, vil der derfor være ansvarlig for afregning af midler fordelt i forhold til midler, der rent faktisk er brugt eller til behandling af rejseudbetalingsanmodninger.

Andre funktioner

Regnskabsafdelingen har også til opgave at reducere omkostningerne ved at være opmærksom på detaljer, der kan spare virksomhedspenge, når f.eks. En faktura bliver betalt inden for den rabatperiode, som mange leverandører yder. A / P er mange gange en frontlinjekontakt mellem forretnings- og sælgerrepræsentanterne. Som følge heraf falder ofte opbygning og vedligeholdelse af gode relationer til medarbejdere, der skal betales. Sterke relationer kan gavne virksomheden, når det kommer til at arbejde med leverandører. For eksempel kan et godt forhold i løbet af en sæsonbetonet dip i salget føre til afslappede kreditvilkår.