5 trin til kommunikationsprocessen på arbejdspladsen
Som en lille virksomhedsejer vil du sandsynligvis tilbringe den bedre del af hver dag kommunikere - kommunikerer med dine medarbejdere, kunder, potentielle kunder, leverandører, såvel som hvem som ved. Så det virker som en smart ide at opdatere din hukommelse om de fem trin i kommunikationsprocessen, så du kan skærpe dine evner. Elektroteknikeren Claude Elwood Shannon offentliggjorde, hvad der er blevet kendt som "moderen" af alle kommunikationsmodeller i en matematisk tidsskrift i 1948. Hans ideer lever på, blandet med nogle moderne udfordringer, at små virksomhedsejere ofte står over for på arbejdspladsen.
Formulere en ide
For mange virksomhedsejere er formulering af en ide til en besked det nemmeste trin i fem-trins processen, fordi der er en impuls. Meddelelsen falder ofte under kategorien "gode nyheder" (" Jeg giver dig en forfremmelse! ") Eller den ikke-så gode nyhedskategori (" Din malcontent-kunde har indgivet en anden klage .")
Udfordring for den lille virksomhedsejer: Når du har udnyttet en persons opmærksomhed, kan det også være fristende at bringe andre spørgsmål til bordet også. Men risikerer ikke at fortynde eller forvirre din besked; holde fast i et tema og hold fokuset helt alene på det.
Indkode og udvikle meddelelsen
"Encoding" er en anden måde at sige om at konvertere eller oversætte en ide til en besked. Hvis du nogensinde har tænkt, "Jeg ved hvad jeg vil sige; Jeg ved bare ikke hvordan man siger det, "så er du sikkert fast på kodningstrinnet. Det kan være vanskeligere end mange små virksomhedsejere tror.
Udfordring for den lille virksomhedsejer: Tag din tid med dette vigtige skridt, og som forfattere ofte gør, "talk" dig gennem uslebne patches. Vælg dine ord omhyggeligt, vælg klare, direkte ord og vilkår. Eschew retoriske spørgsmål, som kan forvirre modtageren af din besked.
Besked rejser over et medium
Først skal du bestemme hvilket medium der passer bedst til din besked, inden du sender den. Den fleste kommunikation sker over visuelle eller auditive medier. Overvej et ansigt til ansigt møde for at være en kombination af de to, som kan være ideel til dine formål, da du kan styrke dine ord med nonverbale tegn.
Udfordring for virksomhedsejeren: Overvej det miljø, hvor mediet bor. Det kan forstyrre en nøjagtig afkodning af din besked. Hvis for eksempel et miljø er for varmt, støjende eller på anden måde distraherende, genoverveje dit valg.
Modtager Modtager og Afkod Besked
Der er ingen tvivl om, at dette kan være det mest usikre trin i kommunikationsprocessen. Og hvis du vælger et ansigt til ansigt møde med en medarbejder eller kunde, vil du sandsynligvis indse denne kendsgerning, det andet du ser et forvirringsperspektiv vaske over modtagerens ansigt.
Udfordring for den lille virksomhedsejer: Husk at placere fokuset, hvor det hører til: om modtagerens fortolkning af din besked. (Simpelthen sagt, du havde din tur, nu er det hans.) Han kan stille spørgsmål, da han forsøger at fortolke, analysere og forstå budskab, men ikke altid. Giv ham lidt tid til at gøre det.
Tilbagemelding fra modtager konkluderer processen
Feedback er afgørende for fem-trins kommunikationsprocessen, fordi det hjælper med at sikre, at en besked er korrekt forstået. I ansigt til ansigt møder kan tilbagemelding ske straks, hvilket giver en fordel. En skriftlig kommunikation og svar (f.eks. I en e-mail) kan foretrækkes af små virksomhedsejere, der anmoder om pressetiden. Men mellem muligheden for forsinkelser og fejlfortolket ord og vægt kan det undergrave en virksomhedsejeres bedste hensigter.
Udfordring for den lille virksomhedsejer: Selvom din modtager nikker efter aftale - altid et godt tegn - tager det ekstra skridt at bede om at omformulere det til din fordel. Dette er en aktiv lytningsevner, som er spioneret, fordi det kan mildne kommunikationsforstyrrelser. Det var ikke udformet af Claude Elwood Shannon, men det er sandsynligt, at han ville have godkendt sin retfærdige stil. Han vidste, såvel som nogen, hvor mange forhindringer der kan blande sig i den "enkle" tovejsaktivitet af kommunikation.