5 Procedurer for at sikre sikkerheden for lønningsoplysninger
Betalingsafdelingens afgørende funktion kombineret med den følsomme medarbejderinformation involveret betyder, at sikkerhed er et centralt problem. Den type information og den måde, hvorpå den er lagret, spiller en rolle i, hvor godt du holder medarbejdernes økonomiske oplysninger, juridiske spørgsmål og personlige oplysninger beskyttet.
Sikker fysisk miljø
Lønningsafdelingens fysiske layout påvirker informationssikkerheden. Eventuelle fysiske kopier af dokumenter, der indeholder personlige oplysninger, skal altid låses op. Arkiveringsskabe med låse fungerer godt til dette formål. Positionsbænke, så computerskærmen ikke er synlig fra døren eller af dem, der går i nærheden. Hold dørene til lønningskontoret lukket med adgang kun til lønmodtagere og autoriseret ledelse. Hvis nogen dokumenter gemmes offsite, skal du vælge en placering, der gør det muligt at holde dokumenterne låst op med adgang for kun autoriseret personale.
Begræns adgang
Ud over de fysiske forholdsregler skal et firma opstille retningslinjer for adgang til lønoplysningerne. For eksempel kan enkelte medarbejdere typisk få adgang til deres egne journaler, men andre medarbejdere bør ikke have adgang til kollegernes oplysninger. Bestem, hvem der har adgang til hver medarbejders optegnelser og hvordan adgangen håndteres. Medbring den specifikke information til medarbejderen i stedet for at lade ham hente den. Tilsyn, mens medarbejderen er i lønningsafdelingen, er også nøglen til at opretholde sikkerheden.
Etablere elektronisk sikkerhed
Da størstedelen af lønnen håndteres elektronisk, er valg af software og virksomhedens elektroniske sikkerhed afgørende. Dit firma har brug for en firewall til at beskytte edb-systemer og databaser. Adgangskodebeskyttelse på alle computerstationer giver yderligere elektronisk beskyttelse. Arbejd med IT-afdeling eller med en uafhængig konsulent for at opgradere din sikkerhed og foretage regelmæssige checks for at sikre, at systemet fungerer korrekt.
Standardiser eksterne forespørgsler
Eksterne henvendelser om lønoplysninger giver dig mulighed for at få mulige overtrædelser. Mens kreditorer, realkreditinstitutter og andre enheder med økonomisk interesse kan kontakte dig, er der ingen måde at kontrollere, hvem der rent faktisk er i den anden ende af linjen. Du kan få opkald, der søger at bekræfte indkomst for en medarbejder eller fra kreditorer, der ønsker at garnere lønninger. Opret et standardsystem til at forespørge om disse oplysninger skriftligt. I tilfælde af garnish skal de rette juridiske kanaler følges. Træn alle lønmodtagere på de rette procedurer for at frigive personlige oplysninger om medarbejdere.
Håndtering af korrekt håndtering
En mindre mængde dokumenter og oplysninger om hånden betyder mindre mulighed for en sikkerhedsbrud. Begræns det antal varer, der holdes, medmindre det er nødvendigt af skatte- eller revisionshensyn. Når du slippe af med dokumenter, er korrekt bortskaffelse af afgørende betydning. Etablere retningslinjer for håndtering af følsomme dokumenter, som skal omfatte sikker makulering af materialerne.