3 typer forretningsdokumenter

Virksomheder beskæftiger sig med hundredvis af forskellige typer dokumenter, men dokumenterne kan normalt klassificeres som informative, negative eller overbevisende. Typerne af meddelelser kan overlappe hinanden; for eksempel kan en besked være både negativ og informativ. Næsten alle forretningsdokumenter forsøger at bruge dokumentets besked til at opbygge goodwill ved at tilpasse sig den forventede målgruppes behov. Forfattere tilpasser dokumenter afhængigt af en række publikum variabler, herunder publikums størrelse, position og egenskaber.

Informative dokumenter

Informative dokumenter omfatter regnskaber, nyhedsbreve, forskningsrapporter, resuméer, taknoter og kontojusteringer. Transmittaler er en anden form for informativ besked, der forklarer, hvad der sendes. Faxer og e-mails med vedhæftede filer leveres ofte med breve. For at give den tilsigtede besked skal informative dokumenter være relevante og korte, eller enkle, hvis kort ikke er muligt. Positive informative dokumenter behøver ikke det samme niveau af goodwillbyggeri som overbevisende eller negative dokumenter, men informative meddelelser skal stadig vise hensyn til den tilsigtede målgruppe.

Negative dokumenter

Negative dokumenter bruges til en række formål, ofte for at undskylde eller forklare en negativ situation. Typer af negative dokumenter omfatter afslag, disciplinære meddelelser, negative præstationsvurderinger, afskedigelser og fyringer. For at opbygge eller reparere goodwill kan forfattere af negative dokumenter forsøge at omarbejde oplysningerne som positive eller overbevisende. Forfattere af omarbejdning af negative dokumenter skal sikre, at de negative elementer stadig forstås, og at publikum forstår dokumentets tilsigtede besked.

Overbevisende dokumenter

Overbevisende dokumenter forsøger at overbevise publikum om at abonnere på forfatterens synspunkt. Annoncer, genoptagelser, præstationsvurderinger og indsamlingsanmodninger er alle typer overbevisende dokumenter. At skrive et overbevisende dokument kan tage en smule mere strategi end at skrive andre slags dokumenter, fordi forfatteren skal forudsige og imødegå potentielle publikumsindsigelser. Overbevisende dokumentforfattere kan imødegå publikumsindsigelser ved at appellere til følelser og give grunde til at tage øjeblikkelig handling.

Opbygning af Goodwill

Udover de andre formål opbygger forretningsdokumenter normalt eller genopretter goodwill med den tilsigtede målgruppe. Goodwill gør det muligt for publikum at vide, at dokumentets afsender er tankevækkende og venlig. Denne overvejelse gør publikum mere tilbøjelige til at forstå og handle på dokumentmeddelelsen. Dokumentforfattere demonstrerer goodwill ved at arrangere information, der passer til publikumets behov, understreger positiv information, viser høflighed og strukturering af dokumentet i overensstemmelse med forretnings- og industristandarder